ELJÁRÁSREND

A KFMA költségeinek elszámolásával kapcsolatban

  Az alapítvány költségei lehetnek:

Célszerinti tevékenységek költségei (A)

Működési költségek(B)

Reklám költségek. (C)

 (1) A (B) és a (C) szerinti költségek elszámolási rendje

1.1 A (B) és (C) költségeket az Alapítvány nevére szóló számlával kell igazolni. A költség elszámolása azt az évet terheli, amelyikben a teljesítés megtörtént, függetlenül attól, hogy esetleg másik évben fizették ki.

1.2 Ha a számlát külföldön állították ki, akkor is a számlának meg kell felelnie a magyar jogszabályoknak, vagyis csak olyan külföldi partner adhatja ki, ahol az ottani jogszabályok szerint kiállított számla a magyar jognak is megfelelő tartalmú. (Ukrajna és a teljes EU ilyen).

1.3 A (2)-es és (3)-as költségek lehetnek bér és megbízási díjak is. Ezekhez a költségekhez tartozhatnak adók is, amelyek működési költségnek számítanak.

1.4 Az (A) célszerinti tevékenységek az "alapító okiratban" vannak rögzítve és csak az abban rögzítettekhez kapcsolódó költségeket lehet célszerinti költségnek tekinteni. A célszerinti tevékenységek elszámolása más és más attól függően, hogy a finanszírozásuk miből történik.

(2) A célszerinti tevékenységek (A) költségeinek különféle elszámolási rendje

2.1) Saját forrásból finanszírozott célszerinti tevékenységek esetén:

Támogatási szerződést kell aláírni az érintett jogi vagy természetes személlyel és az abban megállapított módon részére át kell adni a pénzbeli vagy természetbeni adományokat/támoga­tásokat. A szerződésben meghatározott módon kell igazolnia az érintett személynek a kapott adomány felhasználását.

2.2) Közvetített támogatások elszámolása

Azokban a támogatások, amelyekben az Alapítvány, mint pénzügyi közvetítő vesz részt. A támogatási szerződést általában a finanszírozó (pl.: BGA) készíti el, attól eltérni nem lehet. A szerződés pontosan rögzíti a felhasználás és a teljesítésigazolás módját.

2.3) Céltámogatások elszámolása

Ezek olyan támogatások, amelyeket az adományozó egy konkrét cél megjelölésével adott az Alapítványnak. Céltámogatásként csak olyan céllal adott támogatást lehet befogadni, amely cél összhangban van az alapító okirattal. Elszámolásuk ugyanúgy történik, mint a saját forrás­ból finanszírozott támogatásoké. A befogadott céltámogatás teljes összegét az adott cél eléré­sére kell fordítani.

Abban az esetben, ha a befolyt összeg nagyobb, mint, ami a célhoz szükséges, vagy a cél már nem elérhető (pl. halálozás miatt) akkor lehet egy az eredetihez hasonló célra felhasználni az összeget az adományozó értesítésével. Ha az nem lehetséges az erre vonatkozó kuratóriumi döntést közzé kell tenni a honlapon.

2.4) Az SzJA 1%-a terhére kapott támogatások elszámolása

Az 1%-os felajánlásokból kapott összegek felhasználásáról évente május 31-ig (a beszámoló­val egyidőben) kell bevallást adni. Az 1% elszámolása pénzforgalmi, tehát csak annak az év­nek a terhére lehet elszámolni melyben kaptuk.

(3) Az SzJA 1% terhére folyósított támogatások lehetséges elszámolása

a felhasználás szempontjából:

3.1) Az 1%-os felajánlások maximum 10%-át reklámra, 25%-át működésre lehet fordítani. Ezeket az Alapítvány nevére szóló számlával kell elszámolni.

3.2) A célszerinti támogatási tevékenységek teljesítésigazolása bonyolultabb, mint a saját for­rásból finanszírozott tevékenységeké. A jogszabály szerint az 1%-ból finanszírozott támoga­tásnak végig követhetőnek, dokumentáltnak és a végén számlával alátámasztottnak kell len­nie.

3.3) Az ingyenkonyhák működési támogatása esetén utófinanszírozás történik negyedéves el­számolással.

PÉLDA: A NAV 2023. szeptemberében utalta a 2022-es adóév utáni felajánlásokat, amit mi 2024-ben fogunk elkölteni. Ha például 2024 március végén utalunk/adunk 10 millió forintot az ingyen konyháknak, akkor a kapcsolódó bizonylatokon fel kell tüntetni, hogy ebből mennyi az 1%-os és a saját forrású rész. Ha az 1%-os rész mondjuk 3 millió, akkor a konyháktól pontosan 3 millió forint – az ingyenkonyhák tevékenysége érdekében felmerülő – költségről kell megfelelő bizonylattal rendelkeznünk. Ezek a következők lehetnek:

3.3.1) A konyha nevére szóló számla ráírva, hogy a költséget az Alapítvány nevére számolták el. A költségek lehetnek javítási, energiaköltségek is, valamint szállítási költség, ha bizonyít­ható, hogy az a konyha működéséhez kapcsolódó. A KFMA-nak nem szükséges az eredeti számlával elgendő csak a másolattal rendelkeznie.

3.3.2) Bér és járulékok fizetése esetén a bizonylatoknak meg kell felelni az ukrán adóhatóság által elvárt formának.

3.3.3) Az UAH-ban kapott számlát a napi devizaszorzóval át kell átszámolni HUF-ra.

(4) A KFMA kuratóriuma által előírt eljárás a következő:

4.1) A konyhák által leadni kívánt bizonylatokat át kell nézni, hogy megfelelnek-e a fenti kivánalmaknak. Ezt egyeztetni kell a KFMA irodavezetővel. A megfelelőeket rögzíteni kell egy Excel táblában és a napi devizaszorzóval átváltani forintra, végül ezeket összesíteni.

4.2) A pénzek utalásához utólag kell egy felosztást írni, hogy abból mennyi volt az SzJA 1%-ból küldött támogatás.

4.3) Az év 4. negyedévében csak annyi számlát lehet és kell az SzJA 1% terhére elszámolni, amennyit ténylegesen kapott az alapítvány.

(5) Jóváhagyás

A fenti eljárásrendet a KFMA kuratóriuma a 2024. február 23. ülésén a KDSZ 2024- határozatával hagyta jóvá.

Budapest, 2024. február 22.

Kacsó András
elnök